Ambasador RP w Związku Sowieckim
Pierwszą instytucją, która zajęła się poszukiwaniem zaginionych, jak wtedy uważano, polskich oficerów była ambasada Rzeczypospolitej w Moskwie. Utworzono ją po podpisaniu polsko-sowieckiego porozumienia. Kierował nią ambasador Stanisław Kot.
Po 17 września 1939 r., w trakcie działań bojowych i aresztowań, w niewoli sowieckiej znalazło się około 250 tys. żołnierzy Wojska Polskiego, w tym przeszło 10 tys. oficerów. Część szeregowców i podoficerów – wobec trudności w zorganizowaniu miejsc, w których mieli być przetrzymywani – zbiegła, niektórzy zostali zwolnieni do domów, a pochodzący z terenów zajętych przez III Rzeszę przekazani przez sowietów nazistowskiemu sprzymierzeńcowi. Reszta czekała na swój los w obozach jenieckich.
W pewnym momencie w 1940 r. przestały przychodzić listy do rodzin. W sytuacji braku stosunków z rządem polskim rząd sowiecki unikał jakichkolwiek oficjalnych wypowiedzi na temat jeńców.
Podpisanie układu Sikorski-Majski, Stanisław Kot, ambasador RP w ZSRS między gen. Władysławem Andersem, a Naczelnym Wodzem gen, Władysławem Sikorskim, Centralne Archiwum Wojskowe.
Sytuacja uległa zmianie w związku z uderzeniem niemieckim na ZSRS 22 czerwca 1941 r. Zawarty 30 lipca 1941 r. układ polsko-sowiecki (podpisany przez premiera Władysława Sikorskiego i ambasadora Iwana Majskiego) odnowił wzajemne stosunki, a także zadecydował o „amnestii” wszystkich polskich obywateli przetrzymywanych w Sowietach i otworzył drogę do utworzenia „Armii Polskiej w ZSRS”. Układ na jaki poszedł Sikorski z sowietami był mocno krytykowany wśród wszystkich polskich środowisk politycznych. Prezydent RP Władysław Raczkiewicz nigdy nie podpisał porozumienia, a Sikorski do końca życia musiał zmagać się nawet z zarzutami zdrady. Brakowało jednoznacznych zapisów o przyszłości i losach powojennych polskich granic. Jak pokazała przyszłość każda ze storn interpretowała zapisy dokumentu na swój sposób.
Stanisław Kot
W wyniku porozumienia przy rządzie sowieckim powstała polska ambasada, funkcjonująca najpierw w Moskwie, następnie w Kujbyszewie. Dowódcą formowanego wojska, wobec nieodnalezienia zamordowanego gen. Stanisława Hallera, został zwolniony z więzienia na Łubiance gen. Władysław Anders. Do armii, której dowództwo i ośrodek zapasowy mieściły się w azjatyckim Buzułuku, mimo szeregu nielojalności strony sowieckiej, płynęły tysiące polskich wojskowych i rzesze wycieńczonych cywilów.
Nie przybywali jednak oficerowie, którzy wiosną 1940 r. opuścili w transportach: Kozielsk, Starobielsk i Ostaszków.
W tej sytuacji rząd Rzeczypospolitej podjął na drodze dyplomatycznej, m.in. za pośrednictwem ambasadora RP w ZSRS Stanisława Kota, interwencje w Moskwie. Z prośbą o wyjaśnienie losu zaginionych zwrócił się do władz sowieckich premier i Wódz Naczelny Władysław Sikorski. Do władz sowieckich w drugiej połowie 1941 r. i w pierwszej połowie 1942 r. kierowano noty z zapytaniami o los Polaków, a także przekazano im listy z personaliami części poszukiwanych. Wszystkie pytania władze sowieckie zbywały pokrętnymi i wewnętrznie sprzecznymi odpowiedziami, jakoby nic im nie było wiadomo o losach oficerów − z pewnością dotrą oni z czasem do miejsc koncentracji, a w ogóle to przecież wszyscy Polacy zostali zwolnieni. Za najbardziej spektakularny przejaw sowieckiej polityki uniku i oszustwa można uznać spotkanie Stalina z Sikorskim, Kotem i Andersem 3 grudnia 1941 r., podczas którego sowiecki dyktator, zapytany wprost o los Polaków, odpowiedział, że ci prawdopodobnie „uciekli do... Mandżurii” - W. Anders, Bez ostatniego rozdziału, Gryf Publishers (Londyn 1959), s. 89.
W marcu i sierpniu 1942 r. sytuacja uległa kolejnej zmianie: wojsko − Armia Polska w ZSRS − ograniczane w liczebnym rozwoju i na różne sposoby szykanowane, zostało w sile około 80 tys. ludzi, wraz z wieloma cywilami, ewakuowane na Bliski Wschód (do Iranu). Sowieci zakazali dalszego werbunku do armii wiernej rządowi RP, szykując się do tworzenia marionetkowej armii Berlinga. Stosunki polsko-sowieckie z chłodnych stały się lodowate, a polityka sowiecka okazała się jawnie antypolska.
Od końca 1942 r., po ewakuacji armii, szansa na odnalezienie oficerów była już faktycznie równa zeru. Obraz ich losu stawał się coraz wyraźniejszy. 16 stycznia 1943 r. rząd polski otrzymał notę sowiecką kwestionującą polską granicę wschodnią i interpretującą układ Sikorski-Majski jako uznanie aneksji sowieckiej z 1939 r. Do wiosny 1943 r. działania dokumentacyjne i poszukiwawcze, prowadzone z inicjatywy gen. Andersa przez rotmistrza Józefa Czapskiego, postępowały już raczej obok niż z woli rządu. W Londynie nie powołano centrum, które analizowałoby znane informacje − a uprawniały one do wyciągnięcia wniosku o zbrodni i postawienia zarzutu Sowietom. Zaniechania nie wynikały ze złej woli rządu, ale z obawy, że zbyt ostre postawienie sprawy czy nawet jej „wypłynięcie”, poza kontrolą władz, oznaczałoby ruinę polityki wschodniej.
Od jesieni 1941 aż do czasu odkrycia masowych grobów polski rząd na uchodźstwie stale zwracał się do strony sowieckiej z monitami w sprawie wyjaśnienia losu zaginionych oficerów. W tym czasie wysłano ich ponad 200.